加速重點提案的價值實現
發布時間：2025-01-09 15:46:50 | 來源：【晏晴 、諶曉霞 2025-1-9 】
在南昌弘益全面推行精益管理的大背景下，公司財務部也積極響應，著力培養每位成員善于發現問題的意識，促使大家不斷挖掘問題，并持續進行改善。改善實則是改進，涵蓋每一個人、每一環節連續不斷地改進，公司財務部針對業務操作及數字化管理，提出了一系列的改進完善方案。
在持續探索與創新的道路上，公司財務部深入思考，推出了一系列重點提案，聚集辦公流程與操作效率的雙重優化，通過優化和規范業務流程為公司的發展注入強勁動力。
簡化財務流程，提高資金流轉效率
提案一：改進云系統應收票據背書操作方式，實現“零缺陷”
為簡化財務流程、提高資金流轉效率，財務人員對云系統上應收票據背書操作方式進行了重大改進，旨在杜絕背書操作錯誤情況，提升工作效率和靈活性，保障財務工作準確性，提高資金流轉率。
此前，云系統應收票據的背書操作主要在應收票據界面完成。然而，隨著新型票據（一張票據可任意拆分金額支付給多個單位）的出現，系統傳統操作方式變得繁雜且易出錯。例如，當被背書的單位退回承兌時，云系統需要撤回其他同一背書的承兌并需重新操作，同時財務人員需手工核銷款項，極大降低了工作效率，加大了操作差錯的風險。
針對這一問題，財務人員提出了應收票據背書操作方式改善方案。通過測試，能達到預期的改善目標，此次改進為財務工作帶來了顯著效果。一方面，新增的應收票據背書操作方式使財務人員可根據實際情況選擇更適合的操作路徑，提高了工作的靈活性和效率，簡化的操作流程，降低了復雜操作中的差錯率，提升了財務人員的積極性。另一方面，對大額承兌能分解背書給不同的單位，提高了資金流轉效率。
提升報銷單的美觀度與規范性
提案二：完善費用報銷單、差旅費報銷單打印模板，杜絕審核/支付失誤
本年度，財務人員對費用報銷單與差旅費報銷單的打印模板進行了優化升級，旨在提升報銷單的美觀度與規范性，以及提升管理效率與數據準確性。
此前，費用報銷單與差旅費報銷單在打印模板上未進行細致區分，統一采用了一種模板，未能滿足有預付/借款和無預付/借款兩種不同業務場景的需求，這導致在實際操作中，當員工先有借款后報銷時，打印出的費用報銷單無法顯示借款信息，進而可能引發審核信息偏差及后續款項的支付錯誤，對公司的報銷管理帶來了一定的挑戰。
為應對這一挑戰，財務人員通過分析和討論，對打印模板進行了重新設計與優化。改善后的打印模板將費用報銷單與差旅費報銷單明確區分為有預付/借款和無預付/借款兩大類，并針對有預付/借款的單據模板，新增了“已預付/借款金額”和“付款/退款金額”兩個關鍵取數字段。員工在打印時，可根據實際業務情況靈活選擇相應的模板。
此次優化改善帶來了顯著的效果。一方面，系統能夠直接取數顯示相關信息，大大減少了信息檢索時間，提高了工作效率；另一方面，單據信息的顯示更加完善與規范，使得報銷單在視覺上更加美觀，同時也有效杜絕了信息偏差，進一步保障了公司的資金安全。
各種載體的資源數字化，實現資源共享
提案三：提高頻繁使用資料的效率
財務報表和公司各類證件在對外報項目和審計時，屬于頻繁調用和查找的資料，以往都是以紙質的形式存在，反復使用不僅造成資料的物理損耗，而且在工作人員查找時也是費時、費力的。
在公司數字化轉型的趨勢下，檔案資料數字化建設已成為一個不可忽視的重要環節，鑒于此，財務部相關人員提出了檔案資料數字化的改善提案，即通過掃描儀等數字化設備，將檔案資料轉化為可被優盤、硬盤存儲，并對檔案資料按照內容分類存放的電子版資料。
檔案數字化后能夠提高檔案管理的效率和精確度。 傳統的紙質檔案需要人工進行分類、整理和檢索，效率低下。 而數字化檔案可以通過關鍵詞搜索和自動分類等功能，大大提高了檔案管理的效率。而且對檔案后續的保管利用也提供了很大的便利。
保護數據安全，防止信息泄露
提案四：提高EXCEL文檔共享安全性，杜絕資金重復支付風險
在數字化時代，數據的安全性和保密性至關重要。Excel文檔作為數據處理和存儲的重要工具，其安全性更是不可忽視。為了全面保護Excel文檔中的數據，防止信息泄露，我們使用了文檔多重加密。
改善后的效果及數據安全保障：防止信息泄露，多重加密技術有效防止了Excel文檔中的數據被未經授權的用戶訪問、修改或泄露；提升數據完整性：通過加密手段，可以驗證文檔的完整性和來源，確保在傳輸過程中未被篡改；增強安全性：結合區域網絡管理，多重加密技術不僅提升了數據傳輸的保密性，還提升了用戶的使用體驗和數據安全性。有效防止了信息泄露和未經授權的訪問，確保了業務的連續性和安全性。
數字化轉型和持續創新是精益管理的未來趨勢，重點提案作為匯聚員工集體智慧的關鍵工具，在探尋提升工作效率的嶄新路徑上發揮著重要作用，為企業挖掘出源源不斷的創新思路。數字化管理借助流程化的精細改造和信息系統的高效集成，實現業務流程的自動化、標準化和規范化。精益提案中的風險管理措施可以為數字化管理項目提供有力的保障。將精益提案融入數字化管理中，助力企業提升市場競爭力和提高企業經濟效益。
南昌弘益公司財務部提出的一系列改善提案，立足日常工作細節，不僅是員工在追求辦公效率與操作優化方面的有力舉措，更是公司“零缺陷”質量文化與創新精神的集中體現，同時也在員工心中樹立了追求進步、勇于創新的信念。這些提案的落地，不僅提升了員工的歸屬感與滿意度，更為公司的長遠發展于日積月累中奠定了堅實的基礎。未來，我們將繼續深化創新，優化各項措施，不斷推動財務管理業務的創新發展，也為公司更加燦爛輝煌、熠熠生輝的明天持續奮斗！
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