加速重點提案的價值實現(xiàn)
發(fā)布時間:2025-01-09 15:46:15 | 來源:【晏晴 、諶曉霞 2025-1-9 】
在南昌弘益全面推行精益管理的大背景下,公司財務部也積極響應,著力培養(yǎng)每位成員善于發(fā)現(xiàn)問題的意識,促使大家不斷挖掘問題,并持續(xù)進行改善。改善實則是改進,涵蓋每一個人、每一環(huán)節(jié)連續(xù)不斷地改進,公司財務部針對業(yè)務操作及數(shù)字化管理,提出了一系列的改進完善方案。
在持續(xù)探索與創(chuàng)新的道路上,公司財務部深入思考,推出了一系列重點提案,聚集辦公流程與操作效率的雙重優(yōu)化,通過優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務流程為公司的發(fā)展注入強勁動力。
簡化財務流程,提高資金流轉(zhuǎn)效率
提案一:改進云系統(tǒng)應收票據(jù)背書操作方式,實現(xiàn)“零缺陷”
為簡化財務流程、提高資金流轉(zhuǎn)效率,財務人員對云系統(tǒng)上應收票據(jù)背書操作方式進行了重大改進,旨在杜絕背書操作錯誤情況,提升工作效率和靈活性,保障財務工作準確性,提高資金流轉(zhuǎn)率。
此前,云系統(tǒng)應收票據(jù)的背書操作主要在應收票據(jù)界面完成。然而,隨著新型票據(jù)(一張票據(jù)可任意拆分金額支付給多個單位)的出現(xiàn),系統(tǒng)傳統(tǒng)操作方式變得繁雜且易出錯。例如,當被背書的單位退回承兌時,云系統(tǒng)需要撤回其他同一背書的承兌并需重新操作,同時財務人員需手工核銷款項,極大降低了工作效率,加大了操作差錯的風險。
針對這一問題,財務人員提出了應收票據(jù)背書操作方式改善方案。通過測試,能達到預期的改善目標,此次改進為財務工作帶來了顯著效果。一方面,新增的應收票據(jù)背書操作方式使財務人員可根據(jù)實際情況選擇更適合的操作路徑,提高了工作的靈活性和效率,簡化的操作流程,降低了復雜操作中的差錯率,提升了財務人員的積極性。另一方面,對大額承兌能分解背書給不同的單位,提高了資金流轉(zhuǎn)效率。
提升報銷單的美觀度與規(guī)范性
提案二:完善費用報銷單、差旅費報銷單打印模板,杜絕審核/支付失誤
本年度,財務人員對費用報銷單與差旅費報銷單的打印模板進行了優(yōu)化升級,旨在提升報銷單的美觀度與規(guī)范性,以及提升管理效率與數(shù)據(jù)準確性。
此前,費用報銷單與差旅費報銷單在打印模板上未進行細致區(qū)分,統(tǒng)一采用了一種模板,未能滿足有預付/借款和無預付/借款兩種不同業(yè)務場景的需求,這導致在實際操作中,當員工先有借款后報銷時,打印出的費用報銷單無法顯示借款信息,進而可能引發(fā)審核信息偏差及后續(xù)款項的支付錯誤,對公司的報銷管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。
為應對這一挑戰(zhàn),財務人員通過分析和討論,對打印模板進行了重新設計與優(yōu)化。改善后的打印模板將費用報銷單與差旅費報銷單明確區(qū)分為有預付/借款和無預付/借款兩大類,并針對有預付/借款的單據(jù)模板,新增了“已預付/借款金額”和“付款/退款金額”兩個關鍵取數(shù)字段。員工在打印時,可根據(jù)實際業(yè)務情況靈活選擇相應的模板。
此次優(yōu)化改善帶來了顯著的效果。一方面,系統(tǒng)能夠直接取數(shù)顯示相關信息,大大減少了信息檢索時間,提高了工作效率;另一方面,單據(jù)信息的顯示更加完善與規(guī)范,使得報銷單在視覺上更加美觀,同時也有效杜絕了信息偏差,進一步保障了公司的資金安全。
各種載體的資源數(shù)字化,實現(xiàn)資源共享
提案三:提高頻繁使用資料的效率
財務報表和公司各類證件在對外報項目和審計時,屬于頻繁調(diào)用和查找的資料,以往都是以紙質(zhì)的形式存在,反復使用不僅造成資料的物理損耗,而且在工作人員查找時也是費時、費力的。
在公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢下,檔案資料數(shù)字化建設已成為一個不可忽視的重要環(huán)節(jié),鑒于此,財務部相關人員提出了檔案資料數(shù)字化的改善提案,即通過掃描儀等數(shù)字化設備,將檔案資料轉(zhuǎn)化為可被優(yōu)盤、硬盤存儲,并對檔案資料按照內(nèi)容分類存放的電子版資料。
檔案數(shù)字化后能夠提高檔案管理的效率和精確度。 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要人工進行分類、整理和檢索,效率低下。 而數(shù)字化檔案可以通過關鍵詞搜索和自動分類等功能,大大提高了檔案管理的效率。而且對檔案后續(xù)的保管利用也提供了很大的便利。
保護數(shù)據(jù)安全,防止信息泄露
提案四:提高EXCEL文檔共享安全性,杜絕資金重復支付風險
在數(shù)字化時代,數(shù)據(jù)的安全性和保密性至關重要。Excel文檔作為數(shù)據(jù)處理和存儲的重要工具,其安全性更是不可忽視。為了全面保護Excel文檔中的數(shù)據(jù),防止信息泄露,我們使用了文檔多重加密。
改善后的效果及數(shù)據(jù)安全保障:防止信息泄露,多重加密技術(shù)有效防止了Excel文檔中的數(shù)據(jù)被未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問、修改或泄露;提升數(shù)據(jù)完整性:通過加密手段,可以驗證文檔的完整性和來源,確保在傳輸過程中未被篡改;增強安全性:結(jié)合區(qū)域網(wǎng)絡管理,多重加密技術(shù)不僅提升了數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋C苄?,還提升了用戶的使用體驗和數(shù)據(jù)安全性。有效防止了信息泄露和未經(jīng)授權(quán)的訪問,確保了業(yè)務的連續(xù)性和安全性。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型和持續(xù)創(chuàng)新是精益管理的未來趨勢,重點提案作為匯聚員工集體智慧的關鍵工具,在探尋提升工作效率的嶄新路徑上發(fā)揮著重要作用,為企業(yè)挖掘出源源不斷的創(chuàng)新思路。數(shù)字化管理借助流程化的精細改造和信息系統(tǒng)的高效集成,實現(xiàn)業(yè)務流程的自動化、標準化和規(guī)范化。精益提案中的風險管理措施可以為數(shù)字化管理項目提供有力的保障。將精益提案融入數(shù)字化管理中,助力企業(yè)提升市場競爭力和提高企業(yè)經(jīng)濟效益。
南昌弘益公司財務部提出的一系列改善提案,立足日常工作細節(jié),不僅是員工在追求辦公效率與操作優(yōu)化方面的有力舉措,更是公司“零缺陷”質(zhì)量文化與創(chuàng)新精神的集中體現(xiàn),同時也在員工心中樹立了追求進步、勇于創(chuàng)新的信念。這些提案的落地,不僅提升了員工的歸屬感與滿意度,更為公司的長遠發(fā)展于日積月累中奠定了堅實的基礎。未來,我們將繼續(xù)深化創(chuàng)新,優(yōu)化各項措施,不斷推動財務管理業(yè)務的創(chuàng)新發(fā)展,也為公司更加燦爛輝煌、熠熠生輝的明天持續(xù)奮斗!
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